Ketika ditanya bagaimana konten dikelola di organisasi Anda, apa hal pertama yang terlintas dalam pikiran Anda? Kebanyakan orang akan mengatakan menggunakan sistem manajemen konten, bahkan mungkin menggunakan beberapa sistem manajemen konten. Namun, ada banyak hal lain dalam manajemen konten, dan semuanya harus dipertimbangkan sebelum Anda memilih teknologi. Dan banyak organisasi yang kesulitan dengan hal ini karena strategi konten mereka belum mengikuti lanskap pengalaman digital. Ini adalah tema inti yang mendasari “Mengendalikan Kekacauan Konten“laporan oleh VML dan Contentful. Apa saja tantangan yang dihadapi organisasi, dan bagaimana cara mengatasinya?
Nicole France, Contentful Chief Evangelist, berbagi kebenaran yang tidak ingin didengar banyak orang. Jawaban untuk mengendalikan proses manajemen konten Anda bukanlah mengikuti kerangka kerja generik dengan daftar langkah-langkah. Anda harus memahami cara kerja organisasi Anda, katanya:
Mungkin kenyataan yang paling diabaikan dari kapabilitas konten yang efektif adalah bahwa tidak ada satu jawaban yang tepat untuk seperti apa bentuknya. Tumpukan teknologi dan struktur organisasi sama-sama paling efektif ketika didefinisikan oleh persyaratan dan prioritas unik dari bisnis atau organisasi tertentu. Dan dalam semua kasus, komunikasi internal dan operasi konten yang efektif memainkan peran penting.
Survei yang menjadi dasar laporan ini mengungkap banyak tantangan yang dihadapi organisasi dari semua ukuran. Misalnya, 81% mengatakan kurangnya pengawasan dan kontrol terpusat menyebabkan pencitraan merek regional yang tidak konsisten. Pada saat yang sama, kontrol terpusat yang terlalu ketat memperlambat proses konten.
Mayoritas besar (80%) mencatat kurangnya pelatihan, perbedaan budaya, kolaborasi, dan konsistensi konten di seluruh pasar. Jika organisasi berbicara tentang konten omni-channel, ada tantangan dalam mengelola pembaruan waktu nyata, melacak di mana konten dipublikasikan, dan mendapatkan akses ke data pelanggan di seluruh saluran.
Laporan ini mengelompokkan semua tantangan yang ditemukan dalam survei ke dalam lima kategori berbeda:
- Mencapai konsistensi konten di seluruh pasar dan saluran.
- Menyelaraskan dengan pelanggan.
- Menyelaraskan organisasi internal – komunikasi, kolaborasi, pelatihan, dan keterampilan.
- Mengukur dan menelusuri dampak efektivitas konten.
- Kecepatan pengiriman dan keputusan pemasaran.
Tantangan-tantangan ini tidak terkait dengan teknologi, setidaknya tidak pada awalnya.
Tata kelola yang tepat
Setengah dari responden survei mengatakan organisasi mereka memiliki struktur terpusat untuk manajemen konten. Pendekatan terpusat untuk mencapai konsistensi inilah yang dapat menghambat kecepatan dan efisiensi yang dibutuhkan dalam penyampaian konten saat ini.
Alan White, Contentful Senior Enterprise Solution Engineer, mengatakan Anda harus menemukan titik temu antara kebebasan dan pengawasan jika ingin mengatasi masalah konsistensi. Jika proses Anda terlalu kaku, Anda memperlambat segalanya. Tata kelola dan aturan proses yang sehat diperlukan untuk memungkinkan tingkat otonomi sekaligus mempertahankan tingkat konsistensi mendasar yang dibutuhkan.
Laporan tersebut juga mencatat bahwa nilai dan efisiensi berasal dari cara Anda menghubungkan semua titik. Kata Charlie Bell, Direktur Senior Solution Engineering, Contentful EMEA:
Jawabannya terletak pada menemukan di mana hambatan dalam proses Anda. Namun, hambatan tersebut tidak selalu terlihat jelas. Anda harus mulai dengan memahami di mana konten berada dalam organisasi Anda, lalu melihat semua proses yang menghubungkan semuanya, bagaimana konten mengalir melalui organisasi Anda. Saat Anda memetakannya, Anda mulai melihat di mana hambatan itu muncul – duplikasi, pengulangan yang tidak perlu. Dan Anda dapat merancang alur kerja dan membangun tumpukan teknologi yang memungkinkan konten mengalir lebih efisien dan dengan kecepatan lebih tinggi.
Mengelola konten untuk waktu yang tidak ada lagi
Berapa banyak organisasi yang masih mengelola konten sesuai dengan dunia yang sudah tidak ada lagi? Kita sudah lama tidak mengelola konten untuk satu situs web atau departemen pemasaran. Kita mengelola konten untuk berbagai pengalaman digital dan fisik untuk berbagai departemen (penjualan, pemasaran, dukungan, kesuksesan), dan konten tersebut hadir dalam berbagai format. Harapan pelanggan juga telah berubah secara drastis. Manajemen konten tradisional dan terpusat tidak berfungsi.
Hal terpenting yang perlu Anda lakukan untuk menjinakkan kekacauan konten adalah mengenali dan memperlakukan konten sebagai aset bisnis yang berharga. Ada kurangnya pemahaman tentang apa sebenarnya strategi konten itu dan apa saja yang terlibat dalam pembuatannya. Laporan tersebut menunjukkan (dan memang demikian) bahwa banyak organisasi memperlakukan investasi teknologi mereka sebagai strategi konten mereka.
Organisasi juga perlu melihat konten melalui sudut pandang pengalaman. Saat Anda melakukannya, Anda menentukan rantai pasokan konten atau peta jalan yang memetakan proses menyeluruh yang Anda perlukan untuk seluruh strategi konten, mulai dari perencanaan hingga penyampaian dan pengelolaan.
Kata Elena Sarmiento, Konsultan Strategi Konten Senior VML:
Titik awalnya adalah selalu bertanya kepada pengguna dan tim, apa yang Anda butuhkan? Lalu membangun sistem dengan tujuan tertentu. Namun, sering kali, hal itu dilakukan sebaliknya, dan tim diberi sistem, dan mereka diharapkan untuk membuatnya berfungsi.
Pada saat yang sama, Anda perlu membangun proses konten dan melihat struktur tata kelola yang tepat untuk memastikan merek Anda konsisten. Laporan tersebut menyatakan bahwa Anda perlu membangun aturan konten ke dalam struktur operasional rantai pasokan, membagikannya, dan memantaunya untuk memastikan aturan tersebut dipatuhi dengan benar.
Pendapat saya
Ketika perusahaan menghadapi masalah konten, saya setuju bahwa mereka membuat daftar persyaratan dan mencari solusi manajemen konten (atau serangkaian solusi) yang mendukung persyaratan tersebut. Namun, yang sering terjadi adalah mereka harus menyesuaikan alur kerja dan proses mereka agar dapat bekerja dengan teknologi baru. Jika teknologi tersebut hanya mendukung beberapa pengalaman dan saluran yang mereka miliki, mereka akan membeli teknologi lain. Hasilnya adalah tumpukan teknologi yang berantakan dan strategi konten yang lebih berantakan lagi.
Konten adalah hal mendasar. Konten merupakan dasar dari semua yang dilakukan organisasi. Sangat penting bagi organisasi untuk menganggapnya serius dan memperlakukan konten seperti aset bisnis yang strategis. Ya, strategi konten telah menjadi jauh lebih rumit, tetapi bukan berarti hal itu mustahil dilakukan. Kesampingkan saja teknologinya dan mulailah.